Våra verksamhetskonsulter Karolina Klang och Linda Byström vill passa på att tipsa om många bra funktioner som levereras som standard vid nya installationer för kontaktcenter. För befintliga kunder kan funktionerna enkelt kompletteras i processen.
- Snabbval, om handläggaren redan vet detaljklassificeringen kan denna anges direkt som snabbval, detta förifyller då med automatik övriga klassificeringar automatiskt.
- Statistikärende, i det fall ärendet är ett statistikärende där man bara önskar registrera ärendet för statistik men inte beskriva någon fråga och svar, ex när flera personer ringer om en redan anmäld vattenläcka, kan handläggaren genom att klicka på knappen ”Statistikärende” automatiskt stänga ned alla fält som ej behöver fyllas i.
- Gjorda klassificeringar kan automatiskt styra om ärendet skall gallras, om sekretess skall gälla, vilken SLA tid som ärendet förväntas behandlas inom, ex 3 dagar. Klassificeringar kan också styra regelverk för e-postutskick, ansvarstilldelning eller standardsvar/svarsmallar. De kan vidare styra automatisk sökning efter manuskript/talmanus/checklista i handläggarstödet och/eller automatisk sökning av relaterade ärenden i databasen.
- Personnummer kan automatiskt verifieras mot källregister, ex KID/KIR för att erhålla namn och adressuppgifter.
- I det fall en och samma person ringer in flera ggr, kan personuppgifterna automatisk lagras i ett personregister och genom att ange t.ex. telefonnummer kan uppgifter hämtas från kundregister och återanvändas. Detta är lämpligt t.ex. när en och samma person har flera ärenden.
- Integration kan konfigureras mot telefonisystem, för att t.ex. direkt från registreringsformuläret ringa upp en person som t.ex. begärt återkoppling via telefon.
- Standardsvar/Svarsmallar kan användas i det fall man har vanligt förekommande frågor som ofta upprepas. Genom att välja en klassificering i rullgardinen, förifylls automatiskt fältet med relevant svarstext. Svarstexten kan då användas som den är eller redigeras.
- Vid behov av diarieföring kan handläggaren direkt i formuläret välja att ärende skall diarieföras och allt ärendeinnehåll kan då överföras automatiskt till registrator för diariesystemet.
- Vid registrering av ett ärende kan relaterade ärenden automatiskt visas t.ex. baserat på medborgarens telefonnummer (då visas andra ärenden som finns med samma telefonnummer) Annat alternativ är att visa relaterade ärenden utifrån t.ex. klassificering, då kan man t.ex. vid klassificering vattenläcka se andra ärenden som inkommit i närtid med samma klassificering. Relaterade ärenden kan även visas utifrån andra sökningar och/eller parametrar.
- Markera på karta, stöd finns för att markera en särskild plats på karta. I det fall inrapportering gjorts genom e-tjänst kan handläggaren senare vid handläggning se den plats som medborgaren markerat. Vid rapportering där medborgare ringer in kan istället handläggaren själv markera plats på kartan.
- Vid integration mot fastighetsinformationssystem ex FIR, kan ett eller flera fält för fastighetsinformation finnas. Dessa kan vara synliga ständigt eller tändas baserat på vald klassificering. Möjlighet finns också att ange fastighetsbeteckning eller adress och automatiskt erhålla markering på kartan.