Läsvärt från Flexite

I våras fick Flexite förtroendet att, som underleverantör till HIQ, implementera Migrationsverkets nya system för avvikelsehantering avseende...
Det är med stor glädje vi kan meddela att Malmö Stad efter upphandling har valt flexiteBPMS som system för sin avvikelsehantering.
Malmö Stad väljer flexiteBPMS
Uppsala kommun förlänger användandet av programvaran flexiteBPMS. Uppsala kommun gör inköpet via Flexites samarbetspartner Atea.  Kommunen...
Domsjö Fabriker utökar och anpassar kontinuerligt sitt användande av flexiteBPMS i syfte att ständigt förbättra sin verksamhet.
I våras fick Flexite förtroendet att, som underleverantör till HIQ, implementera Migrationsverkets nya system för avvikelsehantering avseende...
Det är med stor glädje vi kan meddela att Malmö Stad efter upphandling har valt flexiteBPMS som system för sin avvikelsehantering.
Malmö Stad väljer flexiteBPMS
Uppsala kommun förlänger användandet av programvaran flexiteBPMS. Uppsala kommun gör inköpet via Flexites samarbetspartner Atea.  Kommunen...
Domsjö Fabriker utökar och anpassar kontinuerligt sitt användande av flexiteBPMS i syfte att ständigt förbättra sin verksamhet.

Avvikelsehantering

Hur hanterar ni risker, tillbud, incidenter, skador och andra avvikelser? Hur arbetar ni med ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete inom er organisation?

Vissa verksamheter har krav på att rapportera avvikelser. Andra har det inte. Oavsett krav eller inte så är avvikelserapportering och uppföljning en viktig hörnsten i organisationens kvalitetsarbete och förbättringsarbete.  Ännu viktigare är att hitta orsaker och vidta rätt åtgärder för att undvika ytterligare avvikelser. 

 

Avvikelsehantering med flexiteBPMS innebär ett system anpassat efter just er verksamhet, oavsett om ni är ett privat företag, kommun eller landsting eller med ett fåtal till tusentals anställda. Vår lösning är genomtänkt, utprovad och anpassningsbar och kan appliceras på alla typer av verksamheter. 

Läsvärt från Flexite

I våras fick Flexite förtroendet att, som underleverantör till HIQ, implementera Migrationsverkets nya system för avvikelsehantering avseende...
Det är med stor glädje vi kan meddela att Malmö Stad efter upphandling har valt flexiteBPMS som system för sin avvikelsehantering.
Malmö Stad väljer flexiteBPMS
Uppsala kommun förlänger användandet av programvaran flexiteBPMS. Uppsala kommun gör inköpet via Flexites samarbetspartner Atea.  Kommunen...
Domsjö Fabriker utökar och anpassar kontinuerligt sitt användande av flexiteBPMS i syfte att ständigt förbättra sin verksamhet.
I våras fick Flexite förtroendet att, som underleverantör till HIQ, implementera Migrationsverkets nya system för avvikelsehantering avseende...
Det är med stor glädje vi kan meddela att Malmö Stad efter upphandling har valt flexiteBPMS som system för sin avvikelsehantering.
Malmö Stad väljer flexiteBPMS
Uppsala kommun förlänger användandet av programvaran flexiteBPMS. Uppsala kommun gör inköpet via Flexites samarbetspartner Atea.  Kommunen...
Domsjö Fabriker utökar och anpassar kontinuerligt sitt användande av flexiteBPMS i syfte att ständigt förbättra sin verksamhet.

För dig som rapporterar

Rapportera när det passar

Rapportera avvikelser direkt eller när det passar dig. Systemet är helt webbaserat och stödjer så gott som alla webbläsare på marknaden, inklusive smartphones och surfplattor. 

 

Automatisk återkoppling

Genom att ange din e-postadress kan återkoppling och ärendestatus automatiskt skickas till dig som rapportör genom hela processen.

För dig som analyserar

För dig som analyserar avvikelserna i syfte att förbättra verksamheten finns en mängd statistik och analyser att ta del av. Välj bland de fördefinierade rapporterna för snabba och enkla presentationer eller skräddarsy egna analyser för djupare utvärderingar.  

  • Flexibla analyser med attribut. Definiera och kombinera flera attribut för att skräddarsydda analyser och för att hitta orsak-verkan-samband. 
  • Filtrering för snabbt sök. Sök och filtrera på värden, attributskategorier eller andra parametrar för att snabbt hitta den information du behöver. 
  • Överblick av hela processen. flexiteBPMS ger ansvariga chefer och processägare möjlighet att överblicka att processen fungerar enligt uppsatta rutiner och tidsramar. 
  • Orsakskategorier för statistik - För långsiktig statistik finns olika nivåer av orsakskategorisering där övergripande val tänder olika fält för möjlig detaljerad orsak.

För organisationen

Ökad intern effektivitet

Vid inrapportering av ärenden tilldelas ansvar automatiskt till berörda resurser och uppsatta regler styr hur avvikelsen ska hanteras. Åtkomst till handläggningen av ett ärende sker enkelt via ett klick på en länk i det e-post som skickas till den ansvarige eller via inloggning i systemet. Ett accepterat ärende av ansvarig chef kräver att ärendet ta omhand och inte blir liggande. Olika val i formuläret styr det fortsatta flödet i processen. 

 

Uppföljning och överblick över processen

Med en egen personlig ansvarsöverblick över processen kan den ansvarige se var i processen hans ärende befinner sig.

 

Inget faller mellan stolarna 

Om den ansvarige inte påbörjar sin aktivitet inom angiven maxtid, skickas automatiskt ut ett alarm. Om den ansvarige ändå inte påbörjar aktiviteten går ett larm till högre chef. Processen styrs enligt uppsatt larm- och eskaleringsschema.

Så här funkar det

  • En avvikelse uppstår och en rapportör registrerar avvikelsen.
  • Inrapporteringen sker i ett formulär som placerats på Intranätet, hemsida eller annan plattform.
  • Rapportörens olika val i registreringsformuläret samt fördefinierade inställningar styr det fortsatta flödet i processen. 
  • Vissa val styr tilldelning av ansvar till rätt chef. Andra val styr när ärenden ska larma, etc.
  • När mottagaren av ett avvikelseärende (ofta ansvarig chef för området) har accepterat ärendet går ärendet vidare för handläggning utifrån fördefinierade rutiner.

  • Om ansvarig utförare inte påbörjar sin aktivitet inom angiven maxtid skickas alarm med automatik.

  • Om ansvarig ändå inte påbörjar aktiviteten, utgår alarm utifrån definierad eskaleringsrutin, ofta till högre chef.

  • Åtkomst till ärendet för handläggning kan ske med inloggning eller genom att klicka på direktlänken i det e-postmeddelande som ansvarig erhåller vid ärenderegistreringen.

  • Med egen personlig ansvarsöverblick över processen kan den ansvarige se var i processen handläggningen av avvikelsen är.
  • Om rapportörens e-postadress är angiven sker automatiskt återkoppling till rapportören genom kommande processen.

Tekniskt sett

  • flexiteBPMS kan användas som en molntjänst eller installeras hos er.
  • En standardimplementation tar endast en dag.
  • flexiteBPMS säkerställer att alla får tillgång till det de ska och inget annat. 
  • Inrapportering, handläggning, statistik- och rapportframtagning, etc. är helt webbaserat.
  • Direktlänk i e-post förenklar handläggningen.
  • Stöd för i princip alla webbläsare inklusive smartphones och surflattor. 
  • Automatisk inloggning. Allt som sker med ett ärende sparas i en logg. Loggningen gör det möjlighet att se vem som gjort vad och när för varje ärende. 

Mer information

För mer information, ta gärna en titt i vårt länkbibliotek till höger. 

Vill du veta mer om Avvikelsehantering? Kontakta mig!
Per-Anders Bjuggstam
0660-29 95 03
fornamn.efternamn@flexite.com