Digital avvikelsehantering i Malmö Stad med flexiteBPMS

Med hjälp av flexiteBPMS har Malmö Stad digitaliserat sin process för avvikelser inom arbetsmiljö och säkerhet. Viktiga områden för en ansvarsfull och stor arbetsgivare som Malmö Stad. 

Malmö Stad är med sina 25.500 anställda en stor arbetsgivare i regionen. Och ju fler anställda, desto fler avvikelser kan ske vad gäller arbetsmiljö och säkerhet – oavsett hur ansvarsfull man som arbetsgivare är. Det kan handla om allt från cykelolyckor till en trasig grind eller att någon ramlat på grund av en osandad entré på väg in till sitt arbete.

 

Enligt lagkrav ska alla avvikande incidenter rapporteras och dessutom registreras på olika sätt beroende på typ av avvikelse. För att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen av avvikelser har Malmö Stad därför skapat digitala processer i flexiteBPMS. Systemet har passande nog döpt till Agera. 

Från beslut till system på plats

Beslutet om att investera i ett system för avvikelsehantering började, som sig bör, med ett beslut i kommunstyrelsen och ett uppdrag om att ta fram underlag till en offentlig upphandling.

 

–Malmös krav att hitta ett system som skulle kunna användas för avvikelsehantering inom både arbetsmiljö och säkerhet begränsade genast urvalet av leverantörer och system.

Det blev en ganska lång process från kommunstyrelsens beslut till dess att vi kunde börja installera det system vi till slut valde, flexiteBPMS, säger Hanna Ågren, projektledare i Malmö Stad och ansvarig för införandet av flexiteBPMS och konstaterar vidare:

 

–Men det blev bra till slut och vi är nöjda. Den största utmaningen för oss var att formulera upphandlingen för att få med alla våra krav då vi ville ha ett gemensamt system för säkerhets- och arbetsmiljöhanteringen, vars båda processer kan vara rätt så komplexa.

 

”Valet av system föll på flexiteBPMS som erbjöd den bästa lösningen utifrån kombinationen av kravuppfyllelse och pris.”

Hanna Ågren, HR-specialist och projektledare för flexiteBPMS-införandet i Malmö Stad

Direktkopplingar till myndigheter kvalitetssäkrar processen

Administrationen av arbetsskador brukar vanligtvis inte vara det enklaste eftersom det ska rapporteras både internt i organisationen och till Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan och Skatteverket.

 

Med digitala processer och integrationer i flexiteBPMS blir det däremot enklare. Tack vare integrationer till myndighetssystem kan Malmö Stad göra direktleveranser till myndigheter och därmed förenkla administrationen och kvalitetssäkra processen. Ett exempel är kopplingen mellan flexiteBPMS och Arbetsmiljöverkets och Försäkringskassans anmalarbetsskada.se. 

 

"Med flexiteBPMS kan vi hantera både den interna och externa administrationen i samma system och samtidigt uppfylla lag- och leveranskrav till Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket."

Hanna Ågren, HR-specialist och projektledare, Malmö Stad

Tips och råd till andra

–Mitt tips till andra som står inför en liknande upphandling är att inte låsa fast sig genom att göra en alltför detaljerad kravspecifikation. Så här i efterhand kan jag känna att vi bland annat var vi lite för detaljerade när vi själva ritade upp hur vi ville att processerna skulle gå till för att hantera avvikelser. Eftersom vi gjorde detta innan vi visste vilket system eller systemleverantör som vi skulle välja, så innebar detta att vi omedvetet låste fast oss i vissa val, summerar Hanna och fortsätter:

 

–Med facit i handen kunde vi ha lämnat detta lite mer öppet och sedan tagit en diskussion med Flexite, som har många goda idéer och erfarenhet från liknande projekt.

 

–Idag är vi nöjda, men vår lärdom är att vi kunde ha besparat oss en del av tiden vi lade ner i vårt stora förarbete. Vi hade istället kunnat lägga den tiden på en tightare diskussion med Flexite i hur man hittar bästa möjliga lösning utifrån deras system flexiteBPMS.

 

–Ett annat tips är också att ta reda på vilka färdiga integrationer som systemen i upphandlingen redan har och hur de fungerar i praktiken.

Nästa steg i Malmö Stads avvikelsehantering

Användare i Agera, Malmö Stads version av flexiteBPMS, återfinns idag i de flesta av Malmö Stads förvaltningar. Utrullningen pågår fortfarande, men Hanna Ågrens uppdrag som projektledare för implementeringen börjar närma sig sitt slut.

 

–Utrullningen har gått smidigt tack vare de utbildade superanvändarna på respektive förvaltning som finns som stöd för slutanvändarna. Superanvändarna har i sin tur fått utbildning från Flexite.

 

–Snart är själva implementeringsprojektet över och jag kommer att lämna över till våra systemförvaltare som tillsammans med Flexite ser till att hanteringen av avvikelser blir enklare, effektivare och framför allt kvalitetssäkras”, säger Hanna och avslutar:  

 

”Det är inte nu det slutar. Det är nu det börjar!”

Hanna Ågren, HR-specialist och projektledare för flexiteBPMS-införandet

i Malmö Stad

 

 

 

 

 

 

Om Malmö Stad:

Malmö Stad är en stor arbetsgivare med 25.500 anställda spridda på ungefär 400 olika yrken som dagligen möter och ger service till Malmöbor, företag, föreningar och besökare. Malmö är Sveriges tredje största stad, en global, växande och ung stad. Befolkningen har ökat stadigt under de senaste 30 åren och idag bor ca 330.000 människor i kommunen. Hälften av invånarna i Malmö är under 35 år och Malmöborna har rötter i över 170 länder. Malmö strävar efter att bli en hållbar stad, både ekonomiskt, socialt och ekologiskt.