|
Dokumenthantering
|
|
|
|
|
flexiteDMS är en helt webbaserad plattform för ledningssystem och dokumenthantering och är utvecklat för
att enkelt och effektivt kunna utgöra plattformen för organisationens samtliga ledningssystem, oavsett om
dessa existerar sida vid sida eller är integrerade med varandra.
Systemet kan köras som ett separat system
eller vara integrerat med processverktyget flexiteBPMS. Med flexiteDMS uppnås målsättningen om en
gemensam plattform för organisationens dokumenthantering och dokumentspridning. Processen för skapande,
godkännande och publicering definieras fritt i en processdesign och baseras på en databas och XML för
maximal prestanda och flexibilitet. flexiteDMS ger kontroll på informationen, dess struktur och spridning.
Fullständig integrering med flexiteBPMS
|
|
|
|
|
flexiteDMS kan integreras fullständigt med flexiteBPMS – marknadens ledande system för BPM
(Business Process Management). En integrerad lösning utgör en komplett plattform för organisationens
ledningssystem, där flexiteDMS hanterar och presenterar den statiska informationen i dokument (policys, rutiner etc.),
medan flexiteBPMS hanterar den dynamiska informationen från olika händelser i organisationen (avvikelser, revisioner etc.).
Fullständigt webbaserat
|
|
|
|
|
flexiteDMS är helt webbaserat och kräver ingen separat installation på användarens dator. Systemet
installeras på en server och nås av användaren via en vanlig HTML-länk för inloggning.
Dynamiskt och flexibelt flöde
|
|
|
|
|
Ingen organisation är den andra lik och alla har mer eller mindre olika processer. I flexiteDMS bestämmer
organisationen själva hur processen för skapande, godkännande och publicering av dokument ska se ut.
Processen definieras i en processdesign som ligger till grund för den automatiserade processen. Flexibiliteten
och enkelheten i systemet möjliggör sedan för organisationen att analysera och förbättra sin egen process.
Dynamiskt sidhuvud
|
|
|
|
|
I flexiteDMS skapas dokumentets sidhuvud helt dynamiskt med vilka fält och värden som skall ingå.
Dynamisk rättighetshantering
|
|
|
|
|
Under skapandet, godkännandet och publiceringen av dokument kan användaren när som helst enkelt
bjuda in andra deltagare i processen.
Obegränsat antal system
|
|
|
|
|
Det finns ingen gräns för antal system som kan integreras i flexiteDMS. Olika ledningssystem och system
för t.ex. avtalshantering kan ligga sida vid sida.
Obegränsat antal strukturer
|
|
|
|
|
I flexiteDMS kan ett obegränsat antal strukturer skapas där varje enskilt dokument flexibelt kan knytas till
valfria strukturer och till ett obegränsat antal platser i varje struktur.
Prenumerationer på dokument
|
|
|
|
|
Användaren kan själv bestämma och ange i systemet vilka dokument som är av intresse. Ändringar i dessa
dokument notifieras sedan användaren via e-post eller via flaggning i systemet.
Databasbaserat
|
|
|
|
|
flexiteDMS är fullständigt databasbaserat. Ett dokument som är knutet till ett flertal platser i ett flertal strukturer
behöver endast ändras på ett ställe för ändringarna ska få genomslag i alla strukturer.
Möjlighet till dokumentdiskussioner
|
|
|
|
|
Varje dokument som skapas i flexiteDMS har ett eget utrymme för diskussion där användarna kan diskutera
dokumentets utformning och innehåll.
Hantering av dokumentets livscykel
|
|
|
|
|
Dokumentets livscykel hanteras smidigt genom att giltighetstid och ansvarig för revidering enkelt anges för
varje enskilt dokument.
Sparad historik och loggning
|
|
|
|
|
Alla gamla versioner av ett dokument i flexiteDMS sparas i databasen och loggning sker av vilka som någon
gång tagit del av ett dokument.
Goda sökmöjligheter
|
|
|
|
|
Om användaren vill söka efter speciella dokument eller söka dokument inom olika sökkategorier finns en rad
sökfunktioner på datum, samtliga fält i sidhuvudet, rubrik och textinnehåll.
Goda integreringsmöjligheter
|
|
|
|
|
|
Alla dokument kan sparas i XML-format för att kunna exportera och importeras till andra system.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Är du intresserad av att veta mer?
