Avvikelsehantering innebär att ta tillvara på de avvikelser som sker i organisationen och bedriva ett systematiskt förbättringsarbete. Organisationer med fungerande avvikelsehantering ser det som en naturlig del i arbetet med ständiga förbättringar som i förlängningen syftar till att öka konkurrenskraft och lönsamhet. Behovet av att driva ett systematiskt förbättrings¬arbete accentueras dessutom ofta av externa krav från olika standarder, till exempel ISO 9000 och ISO 14000.
De flesta av de processer vi identifierat och automatiserat har varit inom avvikelsehantering. Vi har därför skapat ett processexempel för avvikelsehantering inom arbetsmiljö, miljö och kvalitet. Vår erfarenhet från tidigare automatiseringar av avvikelseprocesser har gett oss kunskap att, till skillnad från andra lösningar på marknaden, skapa ett processexempel som innehåller händelse- och orsakssamband relevanta för alla verksamheter. Processexemplet utgår från hög kostnadseffektivitet tillsammans med fullständig processautomatisering.
Processflödet innehåller aktiviteter för registrering, analys, åtgärd och uppföljning för fullständig kontroll över verksamhetens avvikelser. Rapportering sker via enkelt utformade webformulär och den ansvarig meddelas med e-post innehållandes direktlänk till ärendet för uppfyllande av ansvar. Uppföljning av varje ärende sker vid ett förutbestämt antal dagar efter genomförda aktiviteter för att säkerställa att de genomförda aktiviteterna gett önskat resultat. Feedback levereras vi e-post till rapportören efter varje aktivitet i processen. Statistik för avvikelserapporteringen levereras automatiskt via periodisk statistik till personer ansvariga för analys.
Ökad kontroll och ständiga förbättringar med flexiteBPMS
Att hantera avvikelser i flexiteBPMS säkerställer att inget ärende riskerar att hamna i skymundan eller glömmas bort, och det finns definierat vad som ska göras av vilken ansvarig person vid varje aktivitet i processen. Det givna processflödet säkerställer att ärendena hamnar hos rätt ansvarig och funktioner för påminnelser och alarm säkerställer att alla ärenden blir omhändertagna och analyserade.
Processexemplet för Avvikelsehantering ger inte bara kontroll över organisationens avvikelser och de direkta åtgärderna knutna därtill, utan även en kunskap om de bakomliggande problemen. Genom att identifiera och automatisera en eller flera avvikelseprocesser får organisationen en styrning av processen och ett relevant och säkerställt underlag för statistikuttag via flexiteBPMS integrerade statistikapplikationer. Detta underlag är ovärderlig för ständiga förbättringar, där antaganden annars ligger till grund för beslut.
Vill du veta mer om Flexeurope, vår metod och metodik eller flexiteBPMS? Klicka på länken nedan och fyll i dina kontaktuppgifter så kontaktar vi dig. Via länken kan du beställa broschyrer och annat material eller lämna önskemål om demonstration via webben eller på plats. Eller lämna dina uppgifter för att bli kontaktad av oss.
Är du intresserad av att veta mer?
